Website đặt lịch phòng khám: form, nền tảng hay hệ thống riêng?

Website đặt lịch phòng khám có ba cách làm: form trên web gửi lịch hẹn về Zalo để lễ tân gọi xác nhận, đăng ký lên một nền tảng đặt khám có sẵn, hoặc làm hệ thống riêng cho người bệnh tự chọn giờ trống theo từng bác sĩ. Phòng khám một cơ sở, dưới vài chục lượt khám mỗi ngày, thường chỉ cần cách đầu tiên. Hệ thống riêng đáng tiền khi lễ tân bắt đầu xếp trùng giờ.

Ba cách làm website đặt lịch phòng khám

Các kết quả đầu trên Google cho cụm từ này phần lớn là nền tảng đặt khám và trang hướng dẫn người bệnh đặt lịch ở một bệnh viện cụ thể. Chủ phòng khám thì cần biết chuyện khác: nên chọn cách nào, tốn bao nhiêu, ai làm phần việc nào sau khi lịch đổ về.

Nền tảng đặt khám mang lại người bệnh mới, đó là điểm mạnh nhất của nó. Đổi lại, trang của bạn đứng ngay cạnh các phòng khám cùng chuyên khoa, và cách nền tảng thu phí hay dùng dữ liệu tùy hợp đồng từng bên. Đọc kỹ điều khoản trước khi ký. Nhiều phòng khám dùng cả hai: có mặt trên nền tảng để được tìm thấy, còn web riêng giữ người bệnh quen.

Quy trình từ lúc đặt đến lúc người bệnh tới khám

Cách nào thì lịch hẹn cũng chỉ có giá trị khi người bệnh thật sự đến. Phần dễ hỏng nhất thường không phải cái form mà là các bước sau đó. Một quy trình gọn cho phòng khám nhỏ:

1. Người bệnh gửi lịch. Form chỉ hỏi họ tên, số điện thoại, chuyên khoa và ngày, buổi mong muốn. Ngay sau khi gửi, màn hình báo rõ: "Phòng khám sẽ gọi xác nhận trong 2 giờ làm việc".
2. Lịch về Zalo hoặc Telegram của lễ tân. Mỗi lịch là một tin nhắn có đủ thông tin, bấm vào số là gọi được.
3. Lễ tân xác nhận. Gọi hoặc nhắn Zalo, chốt giờ cụ thể, dặn nhịn ăn hay mang kết quả cũ nếu cần.
4. Ghi vào sổ lịch chung. Một Google Sheet hoặc lịch dùng chung theo từng bác sĩ là đủ khi mới bắt đầu.
5. Nhắc trước ngày khám. Nhắn lại tối hôm trước hoặc sáng hôm đó. Tin nhắc ngắn tốn vài giây nhưng hay bị bỏ qua khi lễ tân bận.
6. Đánh dấu đến hay không đến. Sau một tháng bạn sẽ biết tỷ lệ bỏ hẹn thật, và có số để quyết định có cần nâng cấp hay không.

Phần form nên hỏi gì, không nên hỏi gì về bệnh, đã có trong bài thiết kế website phòng khám. Nguyên tắc ngắn gọn: chuyện bệnh để bác sĩ hỏi khi khám, form chỉ lấy đủ thông tin để gọi lại.

Khi nào cần hệ thống tự chọn giờ trống?

Hệ thống riêng tốn hơn hẳn form, nên chỉ làm khi gặp đúng vấn đề. Rà nhanh danh sách sau. Từ ba dấu hiệu trở lên thì nên tính tới:

• Có từ 3 bác sĩ trở lên, mỗi người lịch khám khác nhau trong tuần.
• Lễ tân mất nhiều thời gian mỗi ngày chỉ để gọi xác nhận và dò giờ trống.
• Đã có lần hai người bệnh được hẹn cùng một giờ với cùng bác sĩ.
• Người bệnh hỏi "còn giờ nào trống" ngoài giờ làm việc mà không ai trả lời.
• Muốn nhắc lịch tự động qua Zalo hoặc email thay vì nhắn tay.
• Cần nhiều người cùng xem lịch, có phân quyền: lễ tân, bác sĩ, quản lý.

Hệ thống đặt lịch riêng thường gồm: khung giờ theo từng bác sĩ, khóa giờ đã có người đặt, trang quản lý cho lễ tân, nhắc lịch tự động và báo cáo số lượt đặt, lượt đến. Nhắc qua Zalo theo dạng tin chăm sóc khách hàng cần phòng khám có Zalo Official Account và mẫu tin được Zalo duyệt. Kênh này tính phí theo tin, nên hỏi kỹ trước khi đưa vào phạm vi dự án.

Chi phí làm website đặt lịch phòng khám

Bảng dưới dùng giá ScaleSoft, giá trọn gói cho phạm vi đã thống nhất, chưa gồm tên miền khoảng 300-500 nghìn/năm:

Gói website doanh nghiệp có trang quản trị để tự sửa lịch bác sĩ và bảng giá, hosting năm đầu miễn phí. Từ năm thứ hai là gói chăm sóc 490.000đ/tháng. Nếu nối hệ thống với phần mềm quản lý phòng khám đang dùng, phần tích hợp ước tính từ 3.000.000đ mỗi tích hợp, chốt sau khi xem phần mềm đó có cho kết nối không.

Cách ít tốn tiền nhất là làm web 9,9 triệu với form trước, chạy vài tháng, đếm số lịch và số lần bỏ hẹn. Khi số liệu cho thấy lễ tân không xoay kịp mới nâng lên web app. Phần đã làm vẫn dùng tiếp. Xem đủ các gói ở bảng giá ScaleSoft. Muốn so với chi phí ngành khác thì đọc bài chi phí làm website doanh nghiệp nhỏ.

Phòng khám đã có web mà lịch hẹn vẫn ít? Chạy thử kiểm tra website miễn phí để xem tốc độ trên điện thoại và các lỗi cơ bản. Nếu muốn xem trước giao diện có form đặt lịch, để lại thông tin: ScaleSoft làm demo trang chủ miễn phí trong 48 giờ, không ưng thì không trả tiền.

Câu hỏi thường gặp

Website đặt lịch phòng khám có cần người bệnh tạo tài khoản không?

Không nên bắt buộc. Người bệnh chỉ cần để lại tên và số điện thoại là đủ để phòng khám gọi xác nhận. Tài khoản chỉ có ích khi bạn làm cổng cho người bệnh quen xem lại lịch hẹn, và đó là phần của web app.

Form đặt lịch gửi về Zalo có bị sót lịch không?

Có thể sót nếu không ai chịu trách nhiệm đọc tin. Nên gửi về một nhóm Zalo có cả lễ tân và quản lý, kèm bản sao về email để tra lại. Quy định rõ ai xác nhận trong bao lâu quan trọng hơn công cụ.

Có nên vừa dùng nền tảng đặt khám vừa có web riêng?

Được, và khá phổ biến. Nền tảng giúp người bệnh mới tìm thấy bạn, còn web riêng có hồ sơ bác sĩ đầy đủ, giấy phép và form đặt lịch, dữ liệu nằm ở phòng khám. Cần một sổ lịch chung để lịch từ hai nguồn không chồng lên nhau.

Làm hệ thống đặt lịch riêng mất bao lâu?

Với ScaleSoft, web app làm theo giai đoạn 2-4 tuần, giá từ 29 triệu. Giai đoạn đầu thường là khung giờ theo bác sĩ, khóa giờ đã đặt và trang quản lý cho lễ tân. Nhắc lịch tự động và báo cáo làm ở giai đoạn sau.